DIARPUS – Tim dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo melaksanakan kegiatan koordinasi dan pendampingan pengelolaan arsip di Dinas Kesehatan Provinsi Gorontalo, Jumat (20/02/2026). Kedatangan tim diterima langsung oleh Kasubag Umpeg Dinas Kesehatan Provinsi Gorontalo, Nining Jakaria.
Nining menyampaikan apresiasi atas kunjungan yang dilakukan dalam rangka pendampingan penataan arsip, baik arsip aktif maupun inaktif. Ia mengakui bahwa volume arsip di Dinas Kesehatan cukup besar dan sebagian belum tertata secara optimal sesuai mekanisme pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai ketentuan perundang-undangan.
“Arsip di Dinas Kesehatan jumlahnya cukup banyak dan masih terdapat arsip yang menumpuk serta belum terkelola dengan baik. Pendampingan terakhir dilakukan pada tahun 2025, khusus untuk arsip tahun 2019,” tutur Nining.
Kegiatan pendampingan nantinya akan melibatkan para pengelola arsip internal serta siswa Praktik Kerja Lapangan (PKL) dari SMK Negeri 1 Gorontalo yang sedang melaksanakan praktik di Dinas Kesehatan. Para siswa akan memperoleh kesempatan untuk belajar langsung mengenai proses identifikasi, klasifikasi, hingga penataan dokumen.
Koordinasi ini dilakukan sebagai langkah awal dalam memperkuat tata kelola kearsipan, mulai dari sistem klasifikasi, penataan arsip aktif dan inaktif, hingga penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai ketentuan yang berlaku. Dalam pertemuan tersebut, turut dibahas berbagai kendala teknis yang dihadapi masing-masing bidang dalam pengelolaan dokumen.
Sementara itu, Kepala Bidang Kearsipan menyampaikan bahwa tujuan kunjungan ini adalah untuk memastikan sejauh mana arsip di Dinas Kesehatan telah dikelola dengan baik. Diharapkan, dalam pendampingan teknis di unit kerja, petugas pengelola arsip dapat terlibat langsung dalam proses pengolahan arsip.
“Dengan keterlibatan langsung, unit kearsipan diharapkan mampu menularkan pengetahuan dan keterampilan kepada unit pengolah arsip di setiap bidang, termasuk kepada siswa PKL. Arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan proses identifikasi, pengelompokan, penyusunan daftar arsip, serta penataan fisik berkas sehingga dokumen dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan,” jelasnya.
Lebih lanjut, melalui kegiatan koordinasi ini diharapkan tercipta kesamaan langkah dan komitmen bersama antara Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo dengan Dinas Kesehatan dalam meningkatkan kualitas pelayanan kearsipan. Hal tersebut mencakup penyiapan tenaga pengelola arsip, baik pada unit kearsipan di sekretariat maupun unit pengolah di masing-masing bidang.
Selain itu, dinas juga diharapkan dapat memperkuat sarana dan prasarana pendukung, termasuk penyediaan ruang penyimpanan arsip yang memadai, terutama bagi arsip yang telah dikelola melalui aplikasi SRIKANDI. (PPID Arpus)