DIARPUS – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan menyelenggarakan sosialisasi perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala provinsi tahun 2023 di hotel Toewawa, Kecamatan Suwawa Kabupaten Bone Bolango, Kamis (16/11/2023).
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bone Bolango Samsia Melu menyampaikan rasa terima kasih atas kegiatan yang dilaksanakan di Bone Bolango tentang perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana.
“Wilayah kami hampir setiap tahun dilanda bencana terutama banjir. Dengan diselenggarakannya kegiatan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dalam upaya melakukan pencegahan dan tindakan penyelamatan arsip dari dampak bencana secara cepat dan tepat, sehingga potensi bahaya terhadap rusaknya arsip dari bencana dapat diminimalkan,” kata Samsia Melu.
Sementara itu Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo Ridwan Hemeto dalam sambutannya menyampaikan sebagaimana pengertian arsip itu sendiri menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 bahwa bentuk arsip itu bukan hanya sekedar bentuk kertas saja.
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, bentuk arsip dapat berupa foto, micro film, video dan lain sebagainya .
Oleh karena arsip ini terdiri atas berbagai bentuk, maka diperlukan metode dalam pengelolaan dan penyimpanannya bahkan cara-cara penanganannya apabila arsip tersebut terdampak bencana.
“Apabila terjadi suatu bencana alam, maka tidak hanya mengancam keselamatan manusia saja, tetapi juga keselamatan arsip yang berada di seluruh pencipta arsip termasuk arsip yang tersimpan pada masyarakat berupa arsip keluarga yang dikategorikan arsip vital, arsip-arsip desa bahkan sekolah,” tutur Ridwan Hemeto.
Pada umumnya upaya yang dilakukan pertama kali saat bencana datang adalah menyelamatkan jiwa dan harta benda.
Arsip yang keberadannya sangat penting dalam kehidupan manusia, sering tidak terpikirkan untuk penyelamatannya. Penyelamatan arsip tidak hanya menyelamatkan fisiknya, tetapi juga menyelamatkan informasi yang terekam di dalamnya.
“Arsip menjadi suatu urusan yang wajib dilaksanakan oleh seluruh instansi dan elemen masyarakat, dan untuk menumbuhkembangkan kesadaran masyarakat dalam pentingnya penyelamatan arsip pada saat terjadi bencana, maka upaya preventif dalam menjaga arsip dan pola penyelamatan seharusnya diketahui oleh masyarakat. Oleh karenanya sosialisasi ini kiranya dapat membangun kesadaran masyarakat dalam pentingnya penyelamatan sekaligus menjaga arsip jika terjadi musibah atau bencana,” tutur Ridwan.
Ridwan Hemeto juga menyampaikan terima kasih kepada pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Bone Bolango atas sinergitas dari pelaksanaan kegiatan ini. Harapan kedepan ada kerjasama antara dua lembaga ini dalam penanganan perlindungan dan penyelamatan arsip yang terdampak bencana di wilayah Kabupaten Bone Bolango
Pada sosialisasi ini yang menjadi pemateri adalah Sekretaris Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Bone Bolango Mansur Pakaja dan Fungsional Arsiparis Ahli Madya Provinsi Gorontalo Arni M Agus.
Jumlah peserta sosialisasi adalah 50 orang yang terdiri dari unsur masyarakat Desa Alale, Desa Tingkohubu, Desa Tanah Putih, para sekretaris desa, pengelola administrasi (tata usaha sekolah) di Kabupaten Bone Bolango serta para fungsional arsiparis dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo dan Kabupaten Bone Bolango.
Ketua panitia pelaksana Rafiq Sahel dan koordinator arsiparis Provinsi Gorontalo Yahya Ichsan berharap sosialisasi perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana ini selesai dilaksanakan muncul kesadaran pentingnya menjaga, melindungi dan menyelamatkan arsip dari kerusakan dan bahkan hilangnya arsip akibat bencana.
Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan perhatian khusus pemerintah kepada masyarakat terutama yang di bantaran sungai agar proses perlindungan dan penyelamatan arsip kepada masyarakat dapat terselenggara secara terencana, terpadu, terkoordinasi dan menyeluruh. (PPID Arpus)