DIARPUS – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo melaksanakan rapat Focus Group Discussion dalam rangka Perlindungan dan Penyelamatan Arsip OPD guna mendukung kegiatan hasil pengawasan kearsipan RB dan LPPD.
Kegiatan ini dihadiri oleh Sekretaris, Kasubag Umpeg, dan Pengelola Arsip seluruh perangkat daerah berlangsung pada Jumat, 16 Juni 2023 bertempat di New Rahmat Hotel Kota Gorontalo.
Sebagai pemateri pada kegiatan ini masing masing ialah, Yahya Dj. Ichsan Arsiparis Ahli Madya, Sukriyanto Ngabito, Arsiparis Ahli Muda serta Tobiyes Fungsional Biro Organisasi.
Yahya Dj. Ichsan menyampaikan Dinas Arpus sebagai Lembaga Kearsipan Daerah memiliki tugas fasilitatif sebagai Pembina Kearsipan di OPD, untuk memastikan Pengelolaan Arsip berjalan dengan baik maka perlu dilakukan pembinaan, pendampingan, serta pengawasan.
Selain tugas diatas, LKD juga. mempunyai fungsi untuk mengelola arsip di LKD maupun Dinas Arpus. Sejak 2016 sampai sekarang hasil Pengawasan Kearsipan yang dilakukan oleh ANRI terhadap LKD Provinsi memperoleh progres nilai yang cukup baik mulai dari kategori buruk hingga kategori baik, namun demikian masih banyak hal hal yang perlu dibenahi dan belum maksimal yaitu pada aspek pengelolaan arsip, mulai dari pemberkasan, penyusutan hingga penyimpanan termasuk pengelolaan arsip di OPD.
“Seiring dengan hal tersebut kami juga telah melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal di OPD dan hasilnya sebahagian besar OPD masih dalam penilaian kategori buruk termasuk didalamnya aspek pengelolaan/penyusutan arsip sehingga perlu pendampingan yang lebih intens lagi”, ungkap Yahya.
Sementara itu Sukriyanto Ngabito menyampaikan sebelumnya kamipun telah melakukan bimtek serta menunjuk pengelola arsip di OPD untuk menindaklanjuti proses pengelolaan/penyusutan arsip namun belum mendapatkan hasil yang maksimal karena berbagai kendala dan keterbatasan, sementara dari sisi lainnya selain pengawasan oleh ANRI terdapat pula indikator penilaian lain dari Kementrian Dalam Negeri berupa LPPD yang meminta terget jumlah maupun prosentase OPD yang sudah melaksanakan penataan arsip secara baku, jumlah arsip OPD serta prosentase arsip yang sudah dibuatkan daftar arsip.
Selain itu pula indikator kearsipan yang ditetapkan oleh Kementrian PAN-RB dalam mendukung peningkatan nilai RB berupa pelaksanaan arsip digital yang juga harus melibatkan peran aktif OPD sebagaimana pengawasan kearsipan dan LPPD yang meniti beratkan pada bimtek, pembentukan tim pokja, kerjasama antar lembaga instansi serta percepatan pengelolaan arsip konvensional/manual untuk dialih mediakan.
Pewarta PPID Arpus