DIARPUS – Sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No. 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Untuk itu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan audit penyelenggaraan kearsipan melalui pengawasan kearsipan internal serta pengawasan kearsipan eksternal di Provinsi Gorontalo yang dilaksanakan dari tanggal 22 juli 2024 sampai dengan 25 juli 2024.
Tim audit pengawasan kearsipan diterima langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Ridwan Hemeto di ruang kerjanya yang terdiri dari Arsiparis Muda Yuanita Utami, Arsiparis Pertama Wanda Dwi Lestari dan Syafira Arifianindya Rahma.
Ketua tim audit Yuanita menyampaikan bahwa audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti. Audit ini dilakukan secara independen objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisien dan keandalan penyelenggaraan kearsipan yang termuat dalam instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo selaku Lembaga Kearsipan Daerah serta Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) lingkup OPD Provinsi Gorontalo.
Tim audit pengawasan kearsipan melaksanakan penilaian di LKD Provinsi Gorontalo terhadap aspek-aspek pengawasan yang terdiri atas aspek kebijakan kearsipan, aspek pembinaan kearsipan, aspek pengelolaan arsip inaktif, aspek pengelolaan arsip statis serta aspek sumber daya kearsipan.
Kemudian selanjutnya melaksanakan uji petik di (1) satu LKD Kota Gorontalo dan (3) tiga OPD Provinsi Gorontalo yaitu Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Dinas Kesehatan serta Badan Keuangan Provinsi Gorontalo. Pada kesempatan tersebut tim melakukan penilaian terhadap penyelenggaran kearsipan baik di bagian sekretariat selaku Unit Kearsipan serta bidang-bidang selaku unit pengolah. Adapaun aspek-aspek yang dinilai yakni aspek pengelolaan arsip dinamis yang mencakup penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip, serta aspek sumber daya kearsipan yang terdiri dari sarana dan prasarana kearsipan serta sumber daya manusia.
“Keseluruhan aspek ini pada intinya untuk melihat sejauh mana LKD Provinsi Gorontalo melaksanakan fungsinya sebagai Lembaga Pembina Kabupaten/Kota serta OPD Provinsi maupun lingkup internalnya sendiri dalam pengelolaan arsip sekaligus memotret apakah penyelenggaraan kearsipan di lembaga pemerintah daerah telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku atau belum” ujar Yuanita.
Setelah dilakukannya penilaian eksternal serta uji petik, dilanjutkan dengan pembahasan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Terdapat beberapa catatan hasil rekomendasi yang harus ditindaklanjuti untuk meningkatkan nilai pengawasan kearsipan provinsi gorontalo Tahun 2024.
Ridwan Hemeto selaku Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo berharap agar kiranya catatan dari hasil rekomendasi yang tertuang dalam RHAS tersebut untuk segera diperbaiki dan dipenuhi oleh tim pengawas kearsipan internal Provinsi Gorontalo guna peningkatan nilai hasil pengawasan kearsipan.
Dengan adanya pengawasan kearsipan Tahun 2024 ujar Ridwan “kiranya juga dapat meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan yang didukung oleh SDM Kearsipan di provinsi Gorontalo yang profesional, dalam rangka mendukung terlaksananya pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya dalam rangka terwujudnya good governance”. (PPID Arpus)