DIARPUS – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Gorontalo melaksanakan diskusi kelompok terpumpun perlindungan dan penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung/dibubarkan di aula Karawo Lantai 3 Bapppeda, Kamis (5/10/2023).
Kegiatan dibuka Staf Ahli Gubernur Bidang Kemasyarakatan dan Sumber Daya Manusia Yosef P Koton yang ditandai dengan pemukulan alat musik daerah gorontalo Polopalo.
Dalam diskusi ini menghadirkan para Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian serta pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Gorontalo dan dihadiri seluruh pejabat fungsional arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo.
Dalam sambutan pengantarnya Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo Ridwan Hemeto mengatakan sejak Provinsi Gorontalo terbentuk yang usianya sudah 23 tahun sampai dengan sekarang, sudah banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang dibentuk dan sudah banyak pula yang digabung maupun dibubarkan.
“Dulu di OPD Provinsi Gorontalo ada organisasi perangkat daerah yang namanya BPIJ, Bakorluh. Namun dengan adanya kebutuhan dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pada masyarakat, maka pemerintah daerah melakukan perbaikan dengan melakukan perubahan struktur organisasi perangkat daerah yang diatur dalam peraturan daerah, OPD tersebut mengalami penggabungan dengan OPD yang bersesuaian,” kata Ridwan.
Ia mengungkapkan yang terakhir perubahan struktur organisasi pada tahun 2023 ini dijalankan peraturan daerahnya dan ada beberapa OPD mengalami perubahan seperti Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Pemukiman Provinsi Gorontalo yang sebelumnya bergabung dengan Dinas Pekerjaan Umum.
Adanya perubahan ini dapat berpengaruh pada keberadaan arsip. Arsip-arsip seharusnya diselamatkan dan dilestarikan oleh karena sebagai bukti konkrit dan secara hukum kegiatan organisasi tersebut pernah berlangsung.
“Untuk jenis arsip yang dikategorikan arsip statis, maka arsip tersebut wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo untuk disimpan di Depo Arsip sebagaimana amanat yang tercantum pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Daerah dan Perangkat Daerah,” ujar Ridwan.
Sementara itu Staf Ahli Gubernur Bidang Kemasyarakatan dan Sumber Daya Manusia Yosef P Koton dalam sambutan dan arahannya menyampaikan bahwa Kearsipan memiliki peranan yang penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Oleh karena Kearsipan merupakan urusan wajib nonpelayanan dasar yang menunjang program pemerintah terutama dalam bidang tata kelola pemerintahan dan reformasi birokrasi.
Untuk itu ia meminta arsip harus dikelola dengan baik dan dibuatkan daftar arsipnya, terutama jenis arsip statis yang mempunyai nilai sejarah.
“Untuk arsip-arsip yang berada di setiap unit kerja perangkat daerah Provinsi Gorontalo diharapkan dirawat dengan baik, pengelola arsip kiranya dapat memilah mana jenis arsip dan nonarsip atau tidak mempunyai nilai guna serta melakukan penyusutan arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip sehingga tidak memenuhi ruangan kerja,” kata Yosep Koton.
Di samping itu juga dengan adanya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, Yosef P Koton menyambut baik penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).
Menurutnya adanya aplikasi ini proses persuratan sudah berlangsung secara elektronik dan arsip-arsip dengan cepat ditemukan jika diperlukan. “Dengan Srikandi ini juga kita tidak akan kehilangan arsip sebab arsip tersebut tersimpan di pusat data,” ucap Yosep Koton.
Yosep berharap agar depo arsip yang diserahkan Penjabat Gubernur Gorontalo dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Arsip-arsip yang bersifat serta mempunyai nilai kesejarahan yang terdapat di setiap OPD Provinsi Gorontalo baik OPD yang mengalami penggabungan maupun pembubaran dan OPD sekarang ini dapat diserahkan ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo untuk disimpan di gedung depo tersebut.
Dalam kegiatan ini yang menjadi pembicara/pemateri adalah Yamin Hasan Analis Sumber Daya Manusia Aparatur Fungsional Ahli Muda dari Biro Organisasi Setda Provinsi Gorontalo dan Yahya Dj Ichsan fungsional Arsiparis Ahli Madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo. (PPID Arpus)