DIARPUS – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo menyelenggarakan Focus Group Discussion (FGD) bertema “Penyelamatan Arsip Penggabungan dan Pembubaran Perangkat Daerah Provinsi Gorontalo” di Grand Q Hotel Gorontalo, Kamis (2/10/2025).
Focus Group Discussion (FGD) yang dihadiri para sekretaris dinas/badan, kasubag umum dan kepegawaian serta para pengelola arsip perangkat daerah Provinsi Gorontalo dari 18 perangkat daerah sejumlah 60 peserta ini bertujuan karena melihat sejak Provinsi Gorontalo terbentuk sampai dengan saat ini, telah banyak perubahan nomenklatur yang disesuaikan dengan penataan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang lebih efisien dan efektif agar urusan pemerintahan berjalan lebih optimal, maka seyogyanya juga dibarengi dengan tindakan terhadap pelindungan dan penyelamatan terhadap arsip yang tercipta guna menjamin keutuhan, keselamatan dan kelestarian arsip yang merupakan memori daerah sebagai bagian dari memori kolektif bangsa dan warisan budaya nasional.
Kegiatan yang dibuka oleh Sekretaris Daerah Provinsi Gorontalo dalam hal ini diwakili oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo, Ridwan Hemeto dalam arahannya menegaskan pentingnya kesadaran bersama untuk melindungi arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintahan dan sejarah daerah. “Arsip bukan sekadar dokumen, melainkan bukti autentik perjalanan pemerintahan yang harus kita jaga untuk generasi mendatang.”
“Perangkat daerah memiliki peran krusial dalam pengelolaan arsip selama proses penggabungan atau pembubaran sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peran perangkat daerah dalam melakukan pelindungan dan penyelamatan arsip yang digabung maupun dibubarkan ini harus berdasarkan regulasi yang ada seperti melakukan pendataan dan pemilahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), memastikan arsip penting seperti dokumen keuangan, kepegawaian, atau proyek daerah maupun terkait dengan aset daerah tidak hilang, pemanfaatan teknologi/digitalisasi arsip untuk mempermudah akses untuk mencegah kerusakan fisik arsip.” lanjut Ridwan.
“Melalui FGD ini, diharapkan adanya kesadaran dan kepedulian dalam upaya menyelamatkan dan melestarikan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Gorontalo dalam menjamin keutuhan informasi untuk kepentingan pemerintahan maupun masyarakat”.
Focus Group Discussion (FGD) ini menghadirkan dua narasumber utama yakni Yosef P. Koton, Staf Ahli Gubernur Bidang Kemasyarakatan dan SDM, serta Yahya Dj. Ichsan, Arsiparis Ahli Madya Provinsi Gorontalo. Keduanya menekankan disamping pentingnya penyelamatan terhadap arsip yang digabung maupun dibubarkan dilakukan sesuai dengan norma dan kaidah kearsipan, karena arsip-arsip yang tercipta merupakan bukti akuntabilitas pelaksanaan tugas atau kegiatan serta penggunaan anggaran, juga menekankan agar kiranya perangkat daerah Provinsi Gorontalo dapat menyerahkan arsipnya yang berkategori statis untuk disimpan di lembaga kearsipan karena merupakan amanat dari Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Adapun poin-poin penting yang menjadi rekomendasi dalam kegiatan FGD ini yakni perlunya usulan penambahan jabatan fungsional arsiparis yang akan ditempatkan di seluruh perangkat daerah Provinsi Gorontalo dalam upaya penguatan pengelolaan arsip yang dituangkan dalam Analisis Beban Kerja (ABK). Hal lain juga kiranya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo selaku Lembaga Kearsipan secara rutin mengadvokasi kegiatan kearsipan di setiap OPD baik dilakukan secara daring maupun luring agar pengelolaan arsip di perangkat daerah juga dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dan poin terakhir dari kegiatan FGD ini yakni meminta kepada seluruh perangkat daerah agar melakukan penyerahan arsip statis ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo dengan penegasan bahwa batas waktu penyerahan arsip ditetapkan maksimal setiap dua minggu. Hal ini untuk mencegah potensi kehilangan atau kerusakan arsip yang memiliki nilai administratif dan historis. (PPID Arpus)